Bei der Entwicklung und Umsetzung der digitalen Dashboards greift die Stadt auf eine bewährte technische Lösung zurück: Mit der Visualisierungssoftware Tableau bzw. Tableau Public wird in Koblenz bereits seit über einem Jahrzehnt gearbeitet. Dies ermöglicht der Fachdienststelle eine stetige Weiterentwicklung ihrer digitalen Berichtsformate.

Aufgrund der besonderen Position als kommunaler Statistikstelle falle es jedoch zumeist leicht, die Mehrwerte einer einheitlichen Softwarelösung aufzuzeigen und den Kauf der Software zu begründen, erklärt Carsten Dohms: „In aller Regel können wir mit den Ideen, die wir haben, schnell loslegen.“ 

Neben diesen organisatorischen Weichenstellungen ist jedoch vor allem die fachliche Expertise entscheidend. Für den professionellen Umgang mit der Software braucht es Expertise rund um die Themen Statistik, Datenanalyse und Datenvisualisierung. Und diese Expertise wird in Koblenz nicht nur aufgebaut, sondern auch weitergegeben: „Wir verstehen uns als Multiplikatoren in der Kommunalverwaltung und bieten unter anderem ein internes Seminar Datenkompetenz an“, erklärt Carsten Dohms. Die zweistufige Fortbildung umfasst von der systematischen Erfassung von Datenquellen, deren Aufbereitung und Analyse über die Bewertung von Datenqualität und Ergebnissen bis hin zur fundierten Interpretation von Kennwerten und der Ableitung datenbasierter Entscheidungen den gesamten Prozess des Umgangs mit Daten in der Kommunalverwaltung. 

Zur Rolle als Multiplikator passt, dass die Fachämter in den Prozess der Dashboarderstellung aktiv eingebunden sind und z. B. Rückmeldungen zu den steuerungsrelevanten Kennzahlen oder Visualisierungen geben können. Dieser Dialog mit den Zielgruppen ist der Schlüssel, um den qualitativen Sprung von statischen Berichten zu interaktiven Analysewerkzeugen zu vollziehen, wie Carsten Dohms erläutert: 

Interaktive Dashboards in die Praxis umsetzen – diese Aufgabe ist mit einem hohen anfänglichen Aufwand verbunden und setzt den Aufbau spezifischer Kompetenzen voraus. Es gilt, statistisches Wissen anzuwenden, Grundfähigkeiten im Umgang mit Datenbank- und Statistiksoftware zu entwickeln und das Arbeiten mit codebasierter Syntax zu erlernen – wenngleich generative KI-Tools im kommunalen Bildungsmonitoring hierbei unterstützen können. Eine der größten Herausforderungen ist jedoch konzeptioneller Natur und liegt im Spagat zwischen den Anforderungen zweier fundamental unterschiedlicher Zielgruppen: den Fachleuten in der Verwaltung und der interessierten Öffentlichkeit. Die Stadt Koblenz löst diesen Zielkonflikt mit einer differenzierten Kommunikationsstrategie, bei für die Kommunalverwaltung als interne Zielgruppe und die Öffentlichkeit als externe Zielgruppe gänzlich unterschiedliche Formate entwickelt werden:

Durch diese Trennung wird sichergestellt, dass die Daten je nach Zielgruppe entweder Klarheit für die Öffentlichkeit oder Analysetiefe für die Fachplanung bieten.

Doch wie gelingt der Einstieg in die Entwicklung solcher digitaler Analyseumgebungen, wenn man nicht – wie die Stadt Koblenz – auf ein hochspezialisiertes Team und jahrelange Erfahrung zurückgreifen kann? Kommunen, die die Vorgehensweise aus Koblenz übernehmen möchten, empfiehlt Carsten Dohms, mit den ersten einfachen Schritten der Datenaufbereitung zu beginnen:

Aufwändiger dagegen ist dann die Entwicklung der Dashboards. Zwar können einfache Visualisierungen, z. B. mit Tableau, in Kürze realisiert werden, doch für tiefergehende Analyseschritte braucht es laut Carsten Dohms einiges an Erfahrung: „Ob Tabellenstrukturen, das Einbauen interaktiver Filtermöglichkeiten oder das Darstellen von Skalen – das sind alles Dinge, bei denen es dann schon ans Eingemachte geht.“ 

Dohms betont jedoch, dass sich dieser Aufwand mehr als lohnt und macht das für intern genutzte Dashboards an einem Beispiel fest: Das KiTa-Monitoring in Koblenz hat die Aufgabe, jeden Monat Belegungs- und Kapazitätsdaten zusammenzustellen, damit Auslastungsquoten berechnet werden können. „Wenn mir nun die Kollegin, die für das KiTa-Monitoring verantwortlich ist, die Daten zur Verfügung stellt, dauert die Aktualisierung inzwischen lediglich fünf Minuten: Daten aus der Datenbasis importieren, Dashboards aktualisieren, ein paar Parameter ändern – für mich sind das im wahrsten Sinne des Wortes nur drei Klicks.“

Neben diesem Gewinn an Effizienz bei internen Abläufen entfalten die Dashboards ihre Wirkung aber auch nach außen, nämlich in der Kommunikation mit der Öffentlichkeit.

Die öffentlich bereitgestellten Dashboards werden in Koblenz als strategisches Mittel zur Sicherung von Akzeptanz und Glaubwürdigkeit verstanden. Es geht nicht nur darum, Daten ansprechend zu präsentieren, sondern auch darum, die Resilienz der Verwaltung in einem zunehmend polarisierten gesellschaftlichen Umfeld zu stärken und so bewussten Fehlinterpretationen oder der Zweckentfremdung von Daten vorzubeugen. Für Carsten Dohms ist Datentransparenz daher elementar für die Akzeptanz von Verwaltungsentscheidungen: 

Auch wenn die öffentliche Bereitstellung von Daten somit eine wichtige strategische Funktion erfüllt, liegt der größte Mehrwert der digitalen Bildungsberichterstattung in Koblenz aus Sicht von Carsten Dohms in der ämterübergreifenden Analyse der verwaltungsinternen Datendashboards.

Große Datensätze werden von der Fachdienststelle möglichst passend für die Nutzung durch die Fachämter vorbereitet. Dieses Vorgehen entlastet die Fachämter und sorgt für ein optimales Zusammenspiel aus statistischer und inhaltlicher Expertise: „So schaffen wir für die Fachämter den Freiraum, mit ihrem Wissen Daten zu interpretieren oder auch eigene Fragestellungen mit den Daten zu bearbeiten.“ Die technische Grundlage für diese neuen Analysemöglichkeiten bilden die interaktiven Funktionen der Dashboards, wie Carsten Dohms erläutert:

Mit dem ämterübergreifenden Vorgehen und den technischen Möglichkeiten der Datendashboards können wertvolle Erkenntnisse, z. B. in der Sozialraumanalyse gewonnen werden. Doch die Nutzung der Dashboards soll sich weiterentwickeln und wird hierzu kontinuierlich evaluiert. Dazu gehört eine monatliche Analyse der Klickzahlen der öffentlichen Dashboards, um besonders gefragte Themen zu identifizieren. Die Evaluation der verwaltungsinternen Dashboards ist dagegen schwieriger: „Hier sind wir auf andere Methoden angewiesen und schauen uns zum Beispiel an, wie oft wir im Austausch mit bestimmten Ämtern oder Personen sind.“ In Zukunft sollen die Möglichkeiten der Evaluation noch ausgeweitet werden.

Die Zukunft der Bildungsberichterstattung liegt für die Stadt Koblenz in einer Kultur des offenen und digitalen Datenteilens. Dashboards bieten hierbei die Grundlage dafür, dass sich der Kreis der Personen, die sich mit der Analyse von Bildungsdaten in der Kommunalverwaltung, aber auch in der Öffentlichkeit beschäftigen, kontinuierlich erweitern kann. Für Carsten Dohms bedeutet diese Zukunftsvision aber auch, dass sich Datenanalysen stärker als früher auf dem Prüfstand befinden, da z. B. KI-gestützte Werkzeuge es ermöglichen, die Auswertungen kritisch zu hinterfragen: „Insofern müssen wir uns auch auf eine verstärkte Diskussion auf Basis der Daten einstellen“ Letztlich, so Dohms, führe diese Transparenz aber zu einer höheren Legitimation von Verwaltungsentscheidungen: