Als digitale Schnittstelle bündelt es die vorhandenen Datenbestände, bereitet sie interaktiv auf und verfolgt dabei klare strategische Ziele: Verwaltungsprozesse zu verschlanken, die Qualität der Planungsgrundlagen fundamental zu verbessern und eine neue Ebene der Transparenz zu schaffen. Das Portal, so Kupetz, soll „Entscheidungsprozesse unterstützen, weg vom Bauchgefühl, hin zu einem datenbasierten kommunalen Bildungsmanagement.“

Doch das Portal ist weit mehr als eine reine Datensammlung; es ist ein strategisches Steuerungsinstrument, dessen konzeptioneller Ansatz in der Abbildung von Indikatoren entlang wichtiger Phasen des lebensbegleitenden Lernens liegt. Technisch auf ArcGIS Online basierend, führt das Portal die Nutzenden über eine klare Kachel-Navigation zu Karten, Daten und Analysen aus den Bereichen der frühkindlichen, schulischen und beruflichen Bildung. Diese Phasen werden durch einen vierten Bereich zu den übergreifenden „Rahmenbedingungen“ des kommunalen Bildungsgeschehens ergänzt und kontextualisiert. Diese Struktur ermöglicht einen ganzheitlichen Blick auf das kommunale Bildungsgeschehen, indem die Phasen des Lebenslaufs und die sie beeinflussenden Kontextfaktoren vereint dargestellt werden.

Hinter den Kacheln öffnen sich interaktive Dashboards, die Daten zum Leben erwecken. Nutzende können hier nicht nur statische Kennzahlen wie Schüler*innenzahlen, Übergangsquoten oder die Verteilung von Kitaplätzen einsehen, sondern diese auch flexibel für ihre spezifischen Fragestellungen anpassen. Dynamische Filter erlauben die Auswahl nach Jahren oder einzelnen Verwaltungseinheiten. So kann beispielsweise eine Bürgermeisterin die Auslastung der Kita-Einrichtungen direkt mit denen der benachbarten Städte, Ämter und amtsfreien Gemeinden vergleichen. Interaktive Karten visualisieren die Standorte von Schulen oder Kitas, während eine integrierte Download-Funktion den Export der Rohdaten für eigene, weiterführende Analysen ermöglicht, ohne dass diese erst manuell angefragt werden müssen.

Der entscheidende Mehrwert dieser neuen Struktur liegt im Open Data-Ansatz, der sich vor allem im Verhältnis zu den 17 kreisangehörigen Ämtern, Städten und amtsfreien Gemeinden zeigt. Statt wie viele vergleichbare Kreise primär als interner Datenlieferant – also für Zielgruppen innerhalb der eigenen Kreisverwaltung – zu agieren, stärkt der Landkreis mit seinem Bildungsportal gezielt die Planungs- und Steuerungskapazitäten der lokalen Ebene. Politische Entscheidungsträger*innen, Ausschussmitglieder und Fachkräfte in den Gemeindeverwaltungen erhalten durch das Angebot einen direkten und unkomplizierten Zugriff auf einheitliche Daten, Karten und Analysen. Dies schafft eine verlässliche Arbeitsgrundlage und ermöglicht es, Debatten datengestützt statt auf Basis von Mutmaßungen zu führen. „Viele wussten bislang gar nicht, dass es diese Daten gibt“, betont Kupetz. „Jetzt sehen sie sie quasi auf einen Blick.“

Diese Neuausrichtung wird durch die konsequente Ausrichtung auf „Self-Service“ möglich. Wo früher eine formelle Anfrage an das Bildungsbüro gestellt und die Antwort abgewartet werden musste, können Nutzende die Bedarfe nun eigenständig und sekundenschnell decken. „Früher habe ich teilweise ein halbes Jahr gebraucht, um für einen Bereich die Berichte zu erstellen. Heute können die Kommunen in unserem Kreis die Daten einfach selbst abrufen“, fasst Kupetz den Wandel zusammen. Der interne Nutzen dieser Umstellung ist unmittelbar spürbar, denn die resultierende Zeitersparnis ist enorm: Sie ermöglicht den Mitarbeitenden eine effizientere Gestaltung ihrer Arbeit und, was strategisch noch wichtiger ist, einen stärkeren Fokus auf die eigentliche inhaltliche Analyse statt auf die reine Datenaufbereitung.

Von Beginn an folgte die Umsetzung einer klaren Linie: Statt auf einen langen, internen Kompetenzaufbau mit unsicherem Ausgang zu setzen, entschied sich der Landkreis bewusst für Geschwindigkeit und Qualität durch strategisches Outsourcing. Ein externer Dienstleister wurde für den Aufbau des technischen Grundgerüsts hinzugezogen, wobei die Vergabestelle frühzeitig eingebunden wurde, um den Prozess rechtssicher zu gestalten. Dies war eine pragmatische Abwägung, um schnell einen sichtbaren Mehrwert für Bürger*innen und Politik zu liefern. Später komplettierten Öffentlichkeitsarbeit und Pressestelle das Team, um das Portal erfolgreich bekannt zu machen und die Akzeptanz der Nutzenden zu sichern.

Richtungsweisend für die schnelle Umsetzung war die strategische Vision eines umfassenden, lebenslauforientierten Grundgerüsts. Obwohl zu Beginn nur Daten aus dem Bereich der frühkindlichen Bildung integriert wurden, wurde das „große Ganze“ von Anfang an mitgedacht. „Man darf bei einem solchen Vorhaben nicht nur ganz klein anfangen, sonst kommt man nie zu den weiteren Bereichen. Wir wollten gleich das Grundgerüst für frühkindliche, schulische, berufliche und non-formale Bildung legen“, so Kupetz. Dank dieser klaren Ausrichtung und der bereits vorhandenen Datenbestände aus dem Bildungsmonitoring konnte die technische Umsetzung in weniger als vier Monaten erfolgen.

Auf die Fertigstellung folgte jedoch bewusst keine sofortige Veröffentlichung. „Wir hatten dann bis zur Bildungskonferenz rund ein Jahr Zeit, um alles zu prüfen. So eine Art Pilotphase, bevor es dann in die Öffentlichkeit ging. Und es waren auch reichlich Fehler drin“, erinnert sich Kupetz. Nach dieser internen Testphase wurde das Portal im November 2024 auf der regionalen Bildungskonferenz offiziell gestartet. Seither wird es jährlich aktualisiert und schrittweise erweitert: Noch im selben Jahr kamen Bausteine der schulischen Bildung hinzu, 2025 folgte die berufliche Bildung. Perspektivisch wird das Angebot um non-formale Bildung und Weiterbildung ergänzt, um die gesamte Bildungsbiografie konsistent abzubilden.

In der Gestaltung setzt das Portal konsequent auf Nüchternheit und Klarheit. Statt visueller Überfrachtung liegt der Fokus bewusst auf der Funktion: „Man muss schauen, was man will: eine schöne grafische Darstellung mit vielen bunten Bildchen oder sachlich etwas rüberbringen – und das alles in angemessener Zeit und mit vertretbarem Mittelaufwand.“ Um das Projekt zügig voranzubringen, wurde dieser klare Startpunkt zunächst auf Basis der Erfahrungen aus den früheren, gemeindespezifischen Verwaltungsprofilen entwickelt. Heute, nach dem Start, bestätigen zahlreiche Rückmeldungen, dass das Portal breit genutzt wird: nicht nur von den Verwaltungen von Kreis und Gemeinden, sondern auch von Politik und Schulen im Rahmen verschiedener Projekte. Auf dieser Grundlage wird das Portal nun kontinuierlich im Dialog mit den Nutzenden weiterentwickelt und die Bedienfreundlichkeit stetig verbessert.

Für eine reibungslose Umsetzung müssen technische, rechtliche und personelle Voraussetzungen erfüllt sein

Hinter der sichtbaren Oberfläche des Portals steckt ein komplexes Fundament. Für den stabilen, sicheren und bedarfsorientierten Betrieb erwiesen sich, über die grundlegenden technischen (ArcGIS-Lizenz, EU-Hosting) und rechtlichen (Datenschutzkonzept, Barrierefreiheit) Klärungen hinaus, vor allem drei strategische Entscheidungen als maßgeblich für das Gelingen:

Gleichzeitig war klar, dass die Entwicklung des Bildungsportals einen kontinuierlichen internen Kompetenzaufbau erfordert, um langfristig handlungsfähig zu bleiben und externe Abhängigkeiten zu reduzieren. Gezielte Schulungen durch den Dienstleister versetzten das Team im Bildungsbüro schließlich in die Lage, Dashboards eigenständig zu aktualisieren. Später folgten weitere Fortbildungen, sodass kleinere Fehler mittlerweile selbst behoben werden können. Inzwischen konnte das Bildungsbüro sogar den gesamten Bereich der beruflichen Bildung eigenständig im Portal umsetzen. Diese Entwicklung erforderte auch Überzeugungsarbeit: Das Katasteramt, das für die grundlegende Administration (z. B. Nutzungsrechte) des Portals zuständig ist und ebenfalls geschult wurde, musste erst von der Dashboardlösung überzeugt werden, da es bislang primär kartenorientiert gearbeitet hatte.

Zum laufenden Betrieb des Bildungsportals gehört auch ein pragmatischer Blick auf die Ressourcen. Die Pflege der Daten bindet Zeit. Für jeden Indikator sind meistens zwei Dateien notwendig, sodass derzeit rund 130 Datendateien jährlich manuell aktualisiert werden müssen. „Das eigentliche Einpflegen geht schnell – ein bis zwei Minuten. Aber die Vorarbeit, die Dateien vorzubereiten, dauert. Eine Automatik gibt es bisher nicht“, betont Jana Kupetz. Neue Dashboards benötigen je nach Komplexität zwischen einer und drei Stunden Arbeitszeit. Insgesamt fallen für die jährliche Aktualisierung ein bis zwei Monate an, da die Arbeiten neben dem Tagesgeschäft erledigt werden müssen.

Das Bildungsportal Oder-Spree als Modell: Was es zur Umsetzung in anderen Kommunen braucht 

Der Erfolg des Bildungsportals Oder-Spree beruht nicht auf landkreisspezifischen Besonderheiten, sondern auf klaren Prozessen und einer dienstleistungsorientierten Architektur. Genau das macht den Ansatz anschlussfähig für andere Kommunen. Die technische Basis ist in vielen Landkreisen bereits vorhanden, da vor allem Katasterämter häufig ArcGIS nutzen. Auch die Datenbasis und Indikatorik ist meist kompatibel: Da das Portal zu großen Teilen auf Daten der amtlichen Statistik und etablierten Kennzahlen des kommunalen Bildungsmonitorings basiert, ist das Grundgerüst prinzipiell anschlussfähig für vergleichbare Vorhaben in anderen Kommunen. Ein vorhandenes Datenmanagementsystem wie KomBi sei hilfreich, erklärt Kupetz, aber keine zwingende Voraussetzung: „Man kann das auch mit Excel machen. Es dauert dann eben länger und wird bei großen Datenmengen eventuell unübersichtlich, aber es geht.“

Für das Team des Bildungsbüros ist der Blick nach vorn klar: Das Portal ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein dynamisches System, das wächst. Inhaltlich wird es um non-formale Bildung und Weiterbildung ergänzt, um die Bildungsbiografie zu vervollständigen. 

Parallel wird die technische Vision vorangetrieben. Ein zentrales Ziel ist die Automatisierung der Aktualisierung. „Traumhaft wäre es, wenn wir irgendwann einfach auf einen Knopf drücken, und alle Daten sind automatisch aktualisiert“, bringt es Jana Kupetz auf den Punkt. Langfristig soll das Portal zudem zu einem Werkzeug für individuelle Bildungsberichte auf Knopfdruck werden, die als PDF oder Web-Format exportierbar sind. Perspektivisch könnte das Portal sogar über den Bildungsbereich hinauswachsen und durch die Integration von Gesundheit, Pflege oder weiteren Bereichen zu einem integrierten Informationssystem für kommunale Entscheidungsprozesse werden.

Gleichzeitig bleibt für Jana Kupetz die Ressourcenfrage entscheidend: Kleine Kommunen könnten solche Lösungen selten allein stemmen. Sie plädiert daher für einheitliche Formate und gemeinsame Standards, sodass Daten vergleichbar vorliegen und direkt weiterverarbeitet werden können. Dies würde vermeiden, dass überall parallel technische Lösungen neu entwickelt werden müssen, und gäbe auch kleinen Verwaltungen die Chance, digitale Portale nachhaltig zu betreiben.