Von der Videokonferenz zur Eventplattform

Bei der Planung und Durchführung einer Fachkonferenz oder eines Fachtages als Online-Veranstaltung sind Erfahrungen mit verschiedenen Videokonferenztools und kleineren Online-Workshops sicher hilfreich – und doch ist die erstmalige Umsetzung einer digitalen Konferenz in vielerlei Hinsicht ein Sprung ins kalte Wasser. Schließlich ist es ein himmelweiter Unterschied, ob man im virtuellen Raum 250 statt 25 Menschen erreichen und gleichzeitig noch arbeitsfähige Kleingruppen sowie einen niedrigschwelligen Austausch unter den Teilnehmenden ermöglichen möchte.

Die Ansprüche und Anforderungen an das technische Grundgerüst und die genutzten Tools verändern sich also mit steigender Veranstaltungsgröße. Dabei steht insbesondere die Frage im Fokus, wie sich der Eventcharakter und der Networkingaspekt einer Präsenzveranstaltung in den digitalen Raum übertragen lassen. Eine große Konferenz über einen Zeitraum von zwei Tagen in einem klassischen Videokonferenztool mit zusätzlichen Breakout-Rooms stattfinden zu lassen, ist auf Dauer ermüdend und versprüht einen gewissen "Räumchen-Wechsel-Dich"-Charme. Hier kann eine Eventplattform Abwechslung und Dynamik in die Veranstaltung bringen. Eine solche Plattform kann man sich wie eine eigene Eventwebseite vorstellen, die als zentraler Anlaufpunkt dient und bei der eine Videokonferenzfunktion direkt in die Seite integriert ist.

Für Eventplattformen gibt es inzwischen zahlreiche Anbieter am Markt, von denen alle vergleichbare Grundfunktionen wie Live-Streaming, Videokonferenzen, Breakout-Sessions, Branding/Customization-Funktionen, Einbindung externer Websites und Tools, Chat-/Lobby-Bereiche sowie Teilnehmermanagement bzw. Ticketing bieten. Unterschiede bestehen insbesondere bei der genutzten Videotechnik, die von Eigenentwicklungen (Hopin, Eventmobi) oder Open-Source-Lösungen wie Jitsi (Veertly) bzw. BigBlueButton (Venueless) reichen. Zudem ermöglichen manche Anbieter (z.B. Veertly oder Eventmobi) auch die vollumfängliche Integration von Drittanbieter-Konferenztools wie Zoom oder Webex. Alternativ kann eine externe Videokonferenzlösung auch per Verlinkung in eine Eventplattform eingebunden werden – dann öffnet sich das Tool allerdings in einem separaten Browserfenster und bringt möglicherweise eigene technische Anforderungen, bspw. Hinsichtlich der Browserkompatibilität mit sich.

Bei der Organisation der Online-Fachkonferenz Bildungsmonitoring 2020 kamen für uns die folgenden Anbieter in die engere Auswahl:

Vom interessanten Tool-Mix zum Tool-Overkill

Ist die Wahl erst einmal auf eine Eventplattform gefallen, muss sie mit sinnvollen Inhalten gefüllt werden. In der Regel verfügen solche Plattformen über ein eigenes, im Vergleich zu Typo3 oder Wordpress, rudimentäres Content Management System, über das sich eigene Inhaltsseiten erstellen lassen. Wir haben auf diese Weise beispielsweise eine Bücherecke angelegt und mit Literaturtipps befüllt. Auch Text- und Videochats, strukturierbar in themenspezifische Kanäle, gehören zur Grundaussstattung einer Eventseite. Hinzu kommt die Möglichkeit, externe Webseiten per iFrame-Integration in die Plattform einzubinden. Das geht mit interaktiven Tools ebenso wie mit PDFs oder sogar vollständigen Webseiten.

Linksammlung

Hier möchten wir Ihnen einige Übersichten und Tipps zur Durchführung digitaler Events vorstellen, die uns bei der Auswahl passender Tools sehr geholfen haben:

Im Blog MICEstens digital werden beliebte Videokonferenztools sowie Eventplattformen im Überblick vorgestellt.
https://www.micestens-digital.de/virtuelle-messe-virtuelles-event/
https://www.micestens-digital.de/tools-fuer-videokonferenzen
Beim Digitalmagazin D3 - so geht digital, einem Projekt der Stiftung Bürgermut, findet sich eine stetig wachsende Sammlung an Hinweisen, Tipps und Tutorials rund um das Thema "Digitales Arbeiten".
https://so-geht-digital.de/digital-durch-die-corona-zeit-eine-wachsende-sammlung/
Das GitBook Virtuelle Konferenzen von D3 beleuchtet mit zahlreichen Beiträge die verschiedenen Facetten von Online-Events und bietet eine umfassende Übersicht zu Videokonferenztools, Eventplattformen und Tools aus dem "digitalen Moderationskoffer".
https://virtuelle-konferenzen.gitbook.io/virtuelle-konferenz/10.-glossar-tools-und-kontakte

Bei dieser Vielfalt an Optionen sollte man allerdings bedenken, dass ein zu vielschichtiges Angebot an Tools und Seiten schnell zu einer Überforderung der Teilnehmenden führen kann. Nicht jeder findet sich automatisch im Dschungel der digitalen Angebote zurecht. Deshalb ist „weniger“ manchmal „mehr“. Vor allem die Kombination verschiedener Videokonferenzlösungen kann Probleme mit sich bringen.
Aber selbst die augenscheinlich beste Alternative muss kein Selbstläufer sein: Bestimmte Tools, die für eine örtliche EDV-Abteilung neu oder mit Bedenken verbunden sind, können gesperrt sein – ebenso wie externe Internetseiten, also im schlimmsten Fall die Eventplattform selbst, blockiert sein können. Hier macht sich eine möglichst frühzeitige Planung bezahlt: Je schneller die Wahl auf eine bestimmte Eventplattform oder ein bestimmtes Konferenztool fällt, desto früher können die Teilnehmenden (und deren EDV-Abteilungen) über die technischen Voraussetzungen informiert werden.

So zahlreich die technischen Fallstricke und Stolperfallen auch sein mögen – der Sprung in den digitalen Raum lohnt sich! Wer den Mut aufbringt, Neues zu wagen, entdeckt eine Möglichkeit, Online-Veranstaltungen als eine neue Form der Zusammenkunft und des Austauschs zu begreifen.

Wir wünschen Ihnen bei Ihren digitalen Bildungskonferenzen und Fachtagen jedenfalls viel Erfolg und freuen uns, wenn Sie Ihre Erfahrungen mit uns teilen.

Hinweis
Abschließend möchten wir betonen, mit der getroffenen Auswahl an Eventplattformen keinen Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben. Wir ermutigen Sie, eigene Recherche zu betreiben und kostenlose Testmöglichkeiten zu nutzen. Zudem sollten Sie datenschutzrechtliche Fragen zur Nutzung von Eventplattformen frühzeitig mit Ihrer/Ihrem Datenschutzbeauftragten klären.